IZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ TIP FAKÜLTESİ ERASMUS + DEĞİŞİM PROGRAMI UYGULAMA KILAVUZU

1.Giriş:

Bu kılavuz, İEÜTF öğrencilerinin Erasmus+ hareketlilik programına başvurmalarında, Uluslararası ofisin uygulamalarını esas alarak tıp fakültesini ilgilendiren ek konularda yol göstermek amacıyla oluşturulmuştur.  

2. Tıp fakültesinden hangi öğrenciler başvurabilir?

Erasmus + hareketliliğine, İEÜTF 1,2,3,4, ve 5. sınıf öğrencileri başvurabilirler.  İEÜTF 1. sınıf öğrencileri, birinci yarıyılı tamamladıktan sonra başvurabilirler. Genel not ortalaması (GNO) en az 2.2 olmalıdır.  Öğrencinin Erasmus + kapsamında alacağı eğitimin klinik uygulamalı eğitime sayılabilmesi için 4. sınıftan ders almaya hak kazanmış olması gerekir.

3. Hareketlilik için gidilebilecek ülkeler:

3.1. Öğrenim hareketliliği* kapsamında gidilebilecek ülkeler, Erasmus + kapsamında İEÜ’nün anlaşması olan üniversitelerin bulunduğu program ülkeleridir.

Öğrenim hareketliliğine başvurmak isteyen öğrenciler, başvuru sisteminde Tıp Fakültesi anlaşması bulunan üniversiteler arasından tercih yaparlar.

3.2. Uygulamalı eğitim hareketliliğinden**  yararlanmak isteyen öğrencilerin anlaşmalı bir üniversiteye gitme zorunluluğu yoktur. Öğrenciler, Erasmus + programında bulunan ülkelerde yer alan bir kuruluştan da kabul mektubu alarak başvurabilirler.

* Öğrenim hareketliliği İEÜ’nün anlaşmalı olduğu üniversitelerde bir veya iki dönem “ders” alarak gerçekleşir.

** Tıp fakültesinde “uygulamalı eğitim” Erasmus başvurusunda “Erasmus stajı” olarak ifade edilmektedir.

4. Erasmus + hareketliliklerine nasıl başvurulur?

Uluslararası İlişkiler Ofisi Müdürlüğü (UİOM) her başvuru döneminde başvuruya ilişkin duyuruları kendi web sitesi aracılığıyla yapar. 2022 yılından itibaren Erasmus+ hareketlilikleri başvuruları UİOM tarafından yayınlanan başvuru kılavuzunda belirtilen adres üzerinden alınmaktadır.

5.  Erasmus + hareketliliklerine başvuru için gerekli belgeler nelerdir?

Başvuru aşamasında bütün adayların, öğrenim   veya uygulamalı eğitim hareketliliği fark etmeksizin E-Devlet üzerinden indirecekleri güncel transkriptlerinin ve İngilizce dil yeterliliğini gösteren belgeleri sisteme yüklemesi zorunludur.

İngilizce dil yeterliliğini gösteren belge olarak öğrenciler:

• Birinci sınıfa başlamadan önce girdikleri İngilizce Yeterlilik Sınavı (PIE) sonucunu,
• Erasmus başvurusunda bulunacak öğrencilere yönelik her yıl iki kez düzenlenen Erasmus için İngilizce Yükseltme Sınavı sonucunu (bu sınavın sonuç belgesi Uluslararası İlişkiler Ofisi’nden talep edilmelidir) veya,
• Geçerliliği bulunan YDS, YÖKDİL veya TOEFL sonuçlarını başvuruda kullanabilir.

Uygulamalı eğitim hareketliliğine başvurmak isteyen öğrencilerin, başvurular öncesinde uygulama yapacakları kurumdan bir Kabul/Davet Mektubu alması zorunludur. Buna ek olarak, Tıp Fakültesi Erasmus + koordinatörünün imzasının alınacağı, uygulamalı eğitim yapılacak kurumun uygunluğunu gösteren bir Tıp Fakültesi Uygulamalı Eğitim Yeri Onay Formu (Ek 1) belgesini de başvuru sırasında sisteme yüklemelidirler.

Uygulamalı eğitim hareketliliklerinde asgari süre 60 takvim günüdür (2 ay). Bu sürenin altında kalınması durumunda yapılan hareketlilik Erasmus kapsamında değerlendirilemez ve ödenen hibenin geri iadesi talep edilir. Bir öğrenci öğrenimi boyunca toplam en fazla 12 ay Erasmus hareketliliklerinden yararlanabilir. Bu süre bölümlendirilebilir ancak ikinci ve sonraki başvurularda puan düşmesi söz konusudur.

Uluslararası İlişkiler Ofisi Müdürlüğü, genel not ortalamasının %50’si ile İngilizce yeterlilik sınav notunun  %50’sini alarak oluşan Erasmus puanlarını yüksekten düşüğe doğru sıralar ve Tıp Fakültesi bazında ayrılan, duyurularda ilan edilmiş hibe kontenjanlarını, Erasmus puanına göre en yüksekten başlayarak sırasıyla dağıtır. Hibe kontenjanından yararlanamayan adayların hibesiz olarak da hareketliliklerden yararlanması mümkündür, ancak tüm işlemleri eksiksiz tamamlamaları gerekmektedir. Hibeli veya hibesiz fark etmeksizin, Erasmus hareketlilik faaliyetlerinden yararlanan tüm öğrencilerin hak ve sorumlulukları eşittir.

Hareketliliği başarı ile tamamlayanların diploma eklerinde bu bilgi yer alır. Eğer bu hareketlilik, bir ders kapsamında alınmışsa, ayrıca transkript’e de kaydedilir.

6. Erasmus + Hareketliliği hangi etkinlikleri kapsar?

6.1. İzmir Ekonomi Üniversitesi’nden Erasmus+ ülkelerine gidecek öğrenciler için:

6.1.1. Erasmus + Öğrenim Hareketliliği:

Yarıyıl bazında ziyaret edilecek üniversiteden ders almak üzere yapılan hareketliliği kapsar (Bu çerçevede derslerin uyumu sorunu olabileceğinden uygulanması teorik olarak mümkün olmakla birlikte, pratikte hemen hemen mümkün değildir).  Bu etkinlik için iki kurum arasında imzalanmış Erasmus + sözleşmesi ön koşuldur.  Öğrenim (ders) hareketliliği için İEÜTF’den ilgili müfredat kurulunun onayı gereklidir. Bu kapsamda, gitmeden önce “Hareketlilik Öncesi Ders Tanınma Belgesi” imzalanır (Ek 2). Döndükten sonra da “Hareketlilik Sonrası Ders Tanınma Belgesi” imzalanır (Ek 3).

6.1.2. Erasmus+ Uygulamalı Eğitim Hareketliliği:

Tıp Fakültesinde Uygulamalı Eğitim Hareketliliği değişik amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilmektedir:

6.1.2.1   Erasmus+ Uygulamalı Yaz Eğitimleri (Erasmus+ Summer Traineeship):

Uygulamalı Yaz Eğitimleri Temel/Klinik Bilimler Araştırması ya da, Klinik Bilimler Eğitimi (klinik ya da laboratuvar) şeklinde olabilir. Uygulamalı yaz eğitimleri, Erasmus + ülkelerinde akademik kurumlarda, kamu hastanelerinde ya da kabul edilen özel kurumlarda yapılabilir. Birinci, ikinci, üçüncü, dördüncü ve beşinci sınıfın yazında gerçekleştirilebilir. Bu durumda, iki kurum arasında Erasmus + anlaşması ön koşul değildir. Hareketliliğin başlangıcında yapılacak işlemler bu kılavuzda belirtilmiştir. Öğrenci uygulamalı yaz eğitiminde eğitim süresine uygun AKTS kazanmakta ve gerçekleştirdiği Erasmus + hareketliliği, Diploma ekinde belirtilmektedir.

Uygulamalı yaz eğitimi, Temel/Klinik Bilimler Araştırması olduğunda, ilgili düzenlemeler gerçekleştirilerek, “Akademik Araştırma Yolağı” (ART) kapsamında programlanabilir. Başvuru, ikinci yılın güz yarıyılından itibaren yapılabilir. Başvuru UİOM tarafından kabul edildikten sonra, ART kapsamında programlanması isteniyorsa, ART koordinatörlüğüne de başvurulmalıdır. Hareketliliğin bitiminde öğrenci, Uluslararası ofise teslim edeceği Erasmus + programı için gerekli belgelerin yanı sıra ART için ART Uygulamalı Eğitim Öğrenci Değerlendirme Formu (Ek 4), ART Proje Rapor Formu (Ek 5) ve ART Mentor Yükümlülükleri (Ek 6) belgesini doldurtmalı ve ART koordinatörlüğüne teslim etmelidir.  

Uygulamalı Klinik Bilimler Eğitimi (klinik ve laboratuvar), ilgili düzenlemeler gerçekleştirilerek, en erken Evre 1 (Dönem 1, 2 ve 3) başarı ile tamamlandıktan sonra, Evre 2/3 klinik seçmeli dersi olarak programlanabilir. Başvuru üçüncü sınıf uygulamalı yaz eğitimi için üçüncü sınıf güz ya da bahar yarıyılında yapılabilir. Seçmeli ders için İEÜTF’den ilgili ders koordinatörünün önceden onayı (Başvuru ve Onay Formu, Ek 7) gereklidir. Hareketliliğin bitiminde, Evre 2/3 klinik seçmeli dersi için gerekli formlar [Başvuru ve Onay Formu, Tıbbi Onay Formu (Ek 8), Öğrenci Değerlendirme Formu (Ek 9), Portfolio (Ek 10) ve Ders Seçme Formu (Ek 11)] doldurulmalı ve ilgili seçmeli ders koordinatörüne teslim edilmelidir.

6.1.2.2  Erasmus + Klinik Dönem-içi Uygulamalı Eğitimler:         

Bu eğitimler, dördüncü, beşinci ve altıncı yılın içinde, en az iki ayı kapsayan klinik derslerdir.  İEÜ’deki dönem-içi klinik derslere eş-değer olacak şekilde programlanabilir. Notla değerlendirilen klinik dersler için Erasmus+ anlaşması yapılmış olan kurumlara gidilmesi gerekmektedir.  Yeterlilik ile değerlendirilen uygulamalı eğitimler ve elektif dersler için gidilmesi durumunda, iki kurum arasında Erasmus + anlaşması ön koşul değildir. Ziyaret edilecek kurumdan kabul belgesi almak esastır.

Dönem 4 ve Dönem 5’in Dönem-içi klinik uygulamalı eğitimleri, “öğrenim hareketliliği” kapsamında gerçekleşir. İEÜTF’den ilgili ders koordinatörünün onayı gereklidir. Hareketlilik Öncesi Ders Tanınma Belgesi (Ek 2) gitmeden önce imzalanır. Döndükten sonra da “Hareketlilik Sonrası Ders Tanınma Belgesi” imzalanır (Ek 3). Eğitim hareketliliği tamamlandığında, ziyaret edilen birim koordinatörlüğü tarafından doldurulup onaylanan Klinik Ders Öğrenci Değerlendirme Formu (Ek 12) ders koordinatörüne teslim edilmelidir.  

Klinik dönem içi seçmeli ders için hareketlilik planlanıyorsa Seçmeli Uygulama Dersi Öğrenci Başvuru ve Kabul Formu, gerek seçmeli ders koordinatörü gerekse karşı tarafın sorumlusu tarafından imzalanmış olmalıdır.

Öğrenci Erasmus + uygulamalı eğitim süresinin bitiminde ziyaret ettiği kurumun eğitim sorumlusuna uluslararası ofis için gerekli belgeleri imzalatmalı ve İEU Uluslararası Ofis Müdürlüğü’ne ne sunmalıdır. Hareketliliğin Seçmeli Ders ve /veya Akademik Araştırma Yolağı (ART) kapsamında, ya da klinik uygulamalı ders olarak sayılabilmesi için eşdeğerlik açısından gerekli diğer formlar da ilgili koordinatöre teslim edilmelidir.

6.2 Erasmus+ ülkelerinden İEÜ Tıp fakültesine gelecek öğrenciler için:

6.2.1 Öğrenim hareketliliği için iki kurum arasında imzalanmış sözleşmenin olması, karşı kurumun öğrenciyi Erasmus + kapsamında desteklemesi gerekir. 

İki taraf arasında imzalanacak “Öğrenme Anlaşması’nda, gelen öğrencinin yapacağı dersin koordinatörü “mentor” olarak belirtilir. Birden fazla ders/mentor da olabilir. Öğrenme anlaşmasında, İEÜTF akademik Erasmus + koordinatörünün imzası gerekir.

6.2.2 Uygulamalı Eğitim hareketliliği için gelecek öğrencinin eğitim planının ilgili ders koordinatörü tarafından onaylanmış olması ve ders sorumlularının (mentorların) belirtildiği öğrenim anlaşmasının ‘‘Gelen Öğrencinin Öğrenim Anlaşması’’ (Ek 13) İEÜTF akademik Erasmus+ koordinatörü tarafından imzalanması gereklidir.

6.2.3 Bağışıklanma Belgesi: İEÜ Tıp fakültesine öğrenim/ uygulamalı eğitim hareketliliği için yurt dışından gelen öğrencilerin aşılama gerekliliklerine uyduklarını belgeleyen ‘‘Bağışıklanma Formu’’nu (Ek 14) onaylatmış ve ilgili Dekan Yardımcısına sunmuş olmaları gerekmektedir.

7. Erasmus + hareketliliği ile gidecek öğrencilerimiz için önemli adımlar nelerdir?

7.1 Gidilecek ülkede eğitim alınacak kurumdan (merkezden) “onay” almak (En önemli adımdır). Öğrencilerimizin amaçlanan merkezlerle iletişimlerinde, o merkeze hedeflenmiş motivasyon mektubu ve CV gereklidir. Bu konuda Erasmus+ koordinatörüne, dönem/ders koordinatörü öğretim üyelerine, ya da danışman öğretim üyelerine başvurulabilir. Alınacak onay yazısı için Temel Bilimler Araştırma Laboratuvarı için onay örneği (Ek 15) ve Klinik Ders/Uygulamalı Eğitim için onay örneği (Ek 16) da sunulmuştur.

7.2  E-Devlet üzerinden yapılandırılan Erasmus Başvuru portalından başvuruyu gerçekleştirmek:

Uluslararası İlişkiler Ofis Müdürlüğü’nün  kendi websitesi üzerinden yaptığı duyurular çerçevesinde belirtilen son tarihe kadar başvuruyu tamamlamak önemlidir. Öğrenim hareketliliği için İngilizce yeterliliğini gösteren belgenin yansıra, E-Devlet’ten indirilecek güncel transkriptin yüklenmesi başvuru aşamasında yeterlidir. Uygulamalı eğitim hareketliliğinde ise bu iki belgenin yanında uygulamalı eğitim yapılacak kurumdan alınacak Kabul/Davet Mektubu (Acceptance Letter) ile Tıp Fakültesi Erasmus+ koordinatörü tarafından imzalı Uygulamalı Eğitim Yeri Onay Formu belgesinin (Erasmus Mobility for Traineeship Institution Approval Form, Ek 1) sisteme yüklenmesi zorunludur.

7.3   Erasmus hareketliliğine seçildikten sonra Öğrenim Anlaşması: Öğrenim hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin, UİOM tarafından oryantasyon sunumunda anlatılacak kurallar çerçevesinde, Tıp Fakültesi Erasmus koordinatörüne çevrimiçi platform üzerinden imzalatacakları bir Çevrimiçi Öğrenim Anlaşması (Online Learning Agreement-OLA) hazırlamaları gerekmektedir. Uygulamalı yaz eğitimi hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin ise, kendilerine gönderilecek rehberde belirtildiği şekilde Uygulamalı Eğitim Öğrenme Anlaşması’nı (Ek 17) doldurup Tıp Fakültesi Erasmus+ koordinatörüne imzalatmaları gerekmektedir.

Öğrenim anlaşması için “responsible person from the sending institution”, İEÜ akademik Erasmus+ koordinatörüdür. İlgili derslerin sorumluları “mentor” olarak yazılırlar.  Öğrenim anlaşması formu Ekte gösterilmiştir. Seçmeli ders (uygulamalı eğitim), eşdeğer sayılacak klinik uygulamalı eğitim, ya da ART programına dahil edilecek uygulamalı araştırma eğitimi söz konusu ise, bu eğitimlerin gerektirdiği “değerlendirme formlarının” da ayrıca tamamlanması gerekmektedir.

7.4   Gitmeden önce diğer yapılacaklar:

7.4.1 Vize işlemleri: Vize işlemlerinin erken başlatılması ve tamamlanması öğrencinin sorumluluğundadır.

Son yıllarda bürokratik sebeplerle Türkiye genelinde yapılan Schengen vizesi başvurularında bekleme süreleri ve ret oranları büyük oranda artmıştır. Erasmus+ hareketliliklerine seçilen öğrencilerin bu durumu göz önünde bulundurarak hareketlilik tarihlerini belirlemesi ve vize işlemlerine erken başlaması son derece önemlidir. Gidilen ülkeye göre değişmekle birlikte, Erasmus kapsamında yurtdışında eğitim alacak öğrencilerden vize başvurusunda istenen en önemli belgelerden biri, gönderici kurum tarafından hazırlanan, öğrencinin Erasmus hareketliliğinden yararlanacağına ve hibe alacağına ilişkin vize/hibe/konfirmasyon yazısıdır. Başvuru sonuçlarının ardından, seçilen öğrenciler vize randevu tarihinden en erken bir hafta önce UİOM  ile iletişime geçerek bu yazıyı talep etmelidir.

7.4.2  Yüklemesi Gereken Belgeler: Erasmus+ hareketliliğinden yararlanacak öğrencilerin  yurt dışına gitmeden önce  Erasmus Belge Yönetim Sistemi’ne (KION) yüklemesi gereken belgeler şöyledir:

• Kabul Belgesi
• Euro hesabı dilekçe formu 
• Sağlık sigortası poliçesi
• Uygulamalı Eğitim anlaşması - Learning Agreement for Traineeships
• Taahhütname
• Vize fotokopisi - öğrenciler vizeleri çıktıktan sonra KION'a yüklemeli, sonrasında onlara Çevrim-İçi Dil  Desteği (OLS) sınavı için link yönlendirilmektedir.   OLS sonuç belgesi sisteme yüklenmelidir.

7.4.3  Hibe Sözleşmesi: Bu belgeler KION'a yüklendikten sonra öğrenciyle UİOM arasında hibe sözleşmesi imzalanmaktadır. Bu belge ıslak imzalı olmak zorunda olup gitmeden önce bu belge imzalanmadığı takdirde Erasmus hareketliliği resmi olarak başlatılamaz ve hibe ödemesi de yapılamaz. "Hibesiz” olarak hareketliliklerden faydalanan öğrenciler de Erasmus hibesi almayacak olsalar bile, hareketlilikleri başlamadan ve Türkiye’den ayrılmadan önce Erasmus hibe sözleşmesini (Erasmus Plus Giden Öğrenci Taahhütname Örneği, Ek 18) 2 kopya halinde imzalamak ve ıslak imzalı olarak UİOM’ye teslim etmek zorundadır.

7.4.4  Varış Belgesi: Öğrenci öğrenim/uygulamalı eğitim hareketliliği için ülkeden ayrıldıktan sonra doldurup eğitim aldığı kuruma imzalatması için bir Varış Belgesi (Confirmation of Arrival) örneği gönderilmektedir. Bu belge KION'a yüklenmelidir.

(Bütün bu bilgiler öğrenci eğitim hareketliliği için seçildikten sonra UİOM tarafından gönderilen bilgilendirme e-postalarında açıkça verilmektedir. İletişime dikkat edilmesi gerekir).

7.4.5 Taahhütname: Öğrencinin yurt dışına gitmeden önce “taahhütname” imzalaması ve KION’a yüklemesi gerekmektedir.

7.5 Öğrenim /uygulamalı eğitim hareketliliğinden sonra yapılacaklar:

7.5.1 UİOM için Erasmus hareketliliği sonunda tamamlanması gereken işlemler şu şekildedir:

• Öğrenme anlaşmasının hareketlilik sonrası bölümü (Learning Agreement for Traineeships -  After Mobility) ziyaret edilen kurum tarafından imzalatılarak  KION'a yüklenmelidir.
• Ziyaret edilen kurumdan alınan Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance) kurumun Erasmus sorumlusuna imzalatılarak KION'a yüklenmelidir.
• Katılımcı raporu (Participant report): Avrupa Komisyonu, öğrencinin hareketliliği tamamlandıktan sonra sistemden otomatik olarak anket göndermekte ve öğrencinin anketi doldurması gerekmektedir.
• Hareketlilik sonrası imzalı hareketlilik tanınma belgesi gerekmektedir.

Hibeli veya hibesiz Erasmus hareketliliğinden yararlanan tüm öğrencilerin döndükten sonra yukarıdaki (Bölüm 7.5) adımları bir hafta içinde tamamlamaları gerekmektedir.  

7.5.2 Tıp Fakültesi için: Seçmeli ders, eşdeğer sayılacak Klinik Uygulamalı Eğitim, ya da ART programına dahil edilecek Uygulamalı Araştırma Eğitimi söz konusu ise, bu eğitimlerin gerektirdiği “değerlendirme formları”nın da, ziyaret edilen kurum tarafından imzalanmış olarak tıp fakültesinin ilgili birimlerine teslim edilmesi gerekmektedir.

EKLER

EK 1: Uygulamalı Eğitim Yeri Onay Formu (Erasmus Mobility for Traineeship Approval Form)

EK 2: Hareketlilik Öncesi Ders Tanınma Belgesi (Exchange Programs Recognition Chart Before Mobility) 

EK 3: Hareketlilik Sonrası Ders Tanınma Belgesi (Exchange Programs Recognition Chart After Mobility) 

EK 4: ART Uygulamalı Eğitim Öğrenci Değerlendirme Formu (ART Traineeship Student Evaluation Form)

EK 5: ART Proje Rapor Formu (ART Project Report Form)

EK 6: ART Mentor Yükümlülükleri (ART Mentor Check-list)

EK 7: Başvuru ve Kabul Formu (Application and Acceptance Form)

EK 8: Tıbbi Onay Formu (Medical Attestation Form)

EK 9: Öğrenci Değerlendirme Formu (Student Evaluation Form)

EK 10: Portfolyo (Portfolio)

EK 11: Ders Seçme Formu (Elective Course Selection Form)

EK 12: Klinik Ders Öğrenci Değerlendirme Formu (Clinical Course Student Evaluation Form)

EK 13: Gelen Öğrencinin Öğrenim Anlaşması (Incoming Student’s Learning Agreement)

EK 14: Bağışıklama Formu (Immunization Record)

EK 15: Araştırma Lab için onay yazısı örneği (Sample of Acceptance letter for research training)

EK 16: Klinik uygulamalı eğitim için onay yazısı örneği (Sample of acceptance letter from the hosting institution for clinical traineeship)

EK 17: Uygulamalı Eğitim İçin Öğrenme Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships)

EK 18: Erasmus + Giden Öğrenci Taahhütname Örneği (Sample of Committment to be signed by the outgoing student)

İletişim:

İEÜ Uluslararası İlişkiler Ofisi  Müdürlüğü

Tel: +90 232 4888350-+90 232 4888187

E-posta: oia@ieu.edu.tr

İEÜ Tıp Fakültesi Erasmus+ Koordinatörü              

Prof. Dr. Gül Akdoğan  

Phone: +90 232 4888245

Mail: akdogan.gul@ieu.edu.tr

SOSYAL MEDYA